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页眉页脚怎么设置边距（Excel页面设置与打印输出技巧一文解决）

100次浏览发布时间：2024-11-09 08:51:20

Excel工作表制作完成后，可以为其添加页眉与页脚，如果要将工作表打印出来，可以通过打印设置满足用户的需要。下面我们一起来学习Excel中页面设置与打印输出的技巧，这里主要包括二块内容：（1）页面设置；（2）打印设置与打印。

一、页面设置

打印Excel表格之前，应当检查表格页面的布局和格式安排是否合理，这直接关系到表格的实用性和美观性。在Excel中通过页面设置就能轻松控制和调整页面，如调整页边距、设置页面方向、设置纸张大小、添加页眉和页脚、插入分页符等。

1、设置页边距

页边距即表格数据与纸张四周的距离，通过对页边距进行设置，可以使打印出来的工作表在纸张中处于理想的位置。页边距的设置方法为：打开需要调整页边距的表格文件，在【页面布局】/【页面设置】组中单击“页边距“按钮，在弹出的下拉列表中选择某个预设选项即可，如下图1示。各个选项的含义分别如下。

◎上次的自定义设置：应用最近一次自行定义的页边距参数设置。

◎普通：应用Excel默认的标准页边距参数设置。

◎宽：应用页边距区域较大、数据表格区域较小的的参数设置。

◎窄：应用页边距区域较小、数据表格区域较大的参数设置。

如果Excel默认的的页边距参数不能满足需要，可以自行对页边距参数进行精确设置。下面以调整业绩统计表的页边距为例，介绍自定义页边距参数的方法。

【第1步】启用自定义边距功能

打开如下图2示的“业绩统计表.xlsx”文件，在【页面布局】/【页面设置】组中单击”页边距“按钮，在弹出的下拉列表中中选择”自定义边距“命令。

【第2步】设置上边距和水平居中方式

（1）打开“页面设置“对话框的”页边距“选项卡，在”居中方式“栏下选中”水平“复选框，使表格在在页面水平方向居中；（2）将上边距的数值设置为“3”，增加上边距的区域范围；（3）单击“确定”按钮。

【操作小妙招】直接调整页边距：单击Excel操作界面中的“文件“选项卡，选择左侧的”打印“选项，然后单击右下角左侧的的”显示边距“按钮，可通过拖动黑色控制点调整表格页边距和页眉页脚位置。

【第3步】打印预览

单击“文件“选项卡，选择左侧的”打印“选项。

【第4步】预览打印效果

此时界面中将显示表格数据数据在页面中的位置，通过反复设置页边距和预览效果，确定最终的页边距。

2、设置页面纸张

设置页面纸张包括设置纸张方向（横向、纵向）和和纸张大小两项内容，设置方法也很简单，在【页面布局】/【页面设置】组中单击“纸张方向“按钮，在弹出的下拉列表中选择对应的的方向选项即可；单击”纸张大小“按钮，在弹出的下拉列表中选择Excel预设的纸张尺寸，若选择”其他纸张大小“命令，将打开下面所示的对话框，在”纸张大小“下拉列表框中有更多的纸张尺寸可供选择。

3、设置页眉与页脚

页眉和页脚可以辅助显示表格信息，如表格制作人、制作单位、日期、页码等。Excel提供了多种插入与设置页眉和页脚的方法。

（一）插入预设的页眉和页脚

如果需要插入的页眉页脚内容恰好是Excel预设的内容，则可直接通过选择适用的方式快速为表格添加页眉和页脚。

【第1步】启用页面设置功能

打开如下图所示的“客服管理表.xlsx”文件，单击【页面布局】/【页面设置】组中的“更多”按钮。

【第2步】选择页眉和页脚

（1）打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡；（2）在“页眉”下拉列表框中选择“客服管理表.xlsx”选项；（3）在“页脚”下拉列表框中选择“第1页共？页”选项；（4）单击“确定”按钮即可为表格添加选择的页眉和页脚。

（二）自行设计页眉和页脚

系统预设的页眉和页脚无法满足需要时，可通过自定义页眉和页脚的方法设计页眉和页脚。自行设计页眉和页脚的方法为“页面设置”对话框中单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，在打开的对话框中将插入光标定位到页眉或页脚的某个区域，然后利用上方式的各个按钮插入对应的对象即可。下图9为自定义页眉的对话框，它将页眉分为了3个区域（页脚类似），将插入光标定位到某个区域后，单击上方的某个按钮即可在该页眉区域插入对象。其中，各作用分别如下：

◎按钮1：在打开的对话设置文本格式，如字体、字号、字形、颜色等。

◎按钮2：插入页码，显示当前页面是第几页。

◎按钮3：插入页数，显示当前表格数据的总页数。

◎按钮4：插入日期，显示当前系统中的年、月、日信息。

◎按钮5：插入时间，显示当前系统中的时、分、秒信息。

◎按钮6：插入文件路径，显示此Excel工作簿文件的存放位置和文件名称。

◎按钮7：插入文件名称：显示当前表格数据所在工作表的标签名称。

◎按钮8：插入工作表名称：显示当前表格数据所在工作表的标签名称。

◎按钮9：插入图片，在计算机中选择图片插入到页眉中，如企业标志等可以通过图片方式插入。

◎按钮10：设置图片格式，调整图片的位置、大小等属性，只有插入了图片后此按钮才有能使用。

（三）手动输入页眉和页脚

当上述两种方式都不能满足对页面和页脚内容的需求时，用户可以直接进入页眉和页脚编辑状态，按需要手动输入并设置页眉和页脚内容。

【第1步】插入页眉和页脚

打开“客服管理表.xlsx”模板文件，在【插入】/【文本】组中单击“页眉和页脚”按钮。

【第2步】输入公司名称

进入页眉和页脚编辑状态，单击页眉左侧的区域，输入公司名称。

【第3步】输入文件名称

单击页眉中间的区域，输入文件名称

【第4步】输入制表人姓名

单击页眉右侧的区域，输入制表人姓名。

【第5步】设置页眉文本格式

依次选中页眉3个区域中的文本，按【Ctrl+B】组合键加粗字体。

【第6步】定位到页脚区域

单击表格下方页脚的中间区域，将光标定位到其中

【第7步】插入页码

在【页眉和页脚工具设计】/【页眉和页脚元素】组中单击“页码”按钮，表示在当前页脚区域插入页码。

【第8步】插入页数

继续在【页眉和页脚工具设计】/【页眉和页脚元素】组中单击“页数”按钮，在当前页脚区域插入页数。

【第9步】输入辅助文本

在当前页脚区域中输入辅助文本，使页脚内容在打印后可以显示“第x页/共x页”的效果，并加粗输入的文本。

【第10步】退出页眉和页脚编辑状态

完成页眉和页脚的设置后，在【视图】/【工作簿视图】组中单击“普通”按钮，即可退出页眉和页脚编辑状态，切换回普通视图模式。

【第11步】预览页眉和页脚效果

进入打印预览界面，此时表格上下方将显示设置的页眉和页脚内容。

（四）删除页眉和页脚

当不需要页眉和页脚时，也可将其从表格中删除，方法有二种：一是进入页眉和页脚编辑状态，手动逐一删除各个区域中的页眉和页脚数据。另一种更为简便，只需打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡，在“页眉”下拉列表框中和“页脚”下拉列表框中均选择“（无）”选项，如下图21示。

4、插入与调整分页符

分页符可以将表格数据分页显示，这在数据较多或需要控制每页显示的内容时是非常有用的。下面介绍在Excel中插入分页符和控制页面分页的方法。

（一）插入分页符

Excel中的分页符有两种，一种是水平分页符，可以按行分页；一种是垂直分页符，可以按列分页，插入分页符的方法，在【页面布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“分页符”选项即可。由于分页符有水平和垂直两种，因此入分页符之前，应根据需要正确选择单元格，这栏才能所需的分页符，具体有以下几种情况：

◎只需插入水平分页符：选中某一行最左边的单元格，将在所选单元格的上方插入分页符；

◎只需要插入垂直分页符：选中某一列最上方的单元格，将在所选单元格左侧插入分页符；

◎同时插入水平与垂直分页符：选中除第一行和第一列以处的其他单元格，将在所选单元格的上方插入水平分页符，并同时在该单元格的左侧插入垂直分页符。

（二）控制页面分页

在默认视图模式下插入分页符后，分页符将呈虚线的样式显示，即不明显，也无法调整其位置。此时可以在分页预览视图模式下，直观地查看和控制页面分页。

【第1步】插入分页符

（1）打开如下图所示的“销量统计表.xlsx”模板文件，选中B5单元格；

（2）在【页面布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入分页符”选项。

【第2步】进入分页预览模式

在【视图】/【工作簿视图】组中单击“分页预览”按钮，进入分页预览视图模式。

【第3步】查看分页情况

此时将显示两条实线分页和1条虚线分页符，期中，虚线分页符代表Excel根据表格宽度自动插入的分页符。3条分页符将整个表格数据分为了6个区域，即6页，每个区域以灰色文字显示了页面顺序。

【第4步】删除虚线分页符

拖动虚线分页符到最右侧，即可将该分页符从表格区域中删除。

【第5步】调整水平分页符位置

拖动水平分页符至第10行和第11行之间，表示将在第10行后对数据进行分页处理。

【第6步】调整垂直分页符的位置

拖动垂直分页符至第F列和第G列之间，表示将在第F列之后对数据进行分页处理。

二、打印设置与打印

数据表格进行页面设置后，就应当根据实际需要继续完成打印设置，并执行打印操作。打印设置主要指的是打印区域的设置、打印标题的设置以及打印参数的设置等。

1、设置打印区域

默认情况下，Excel会打印当前工作表的所有数据。如果只需要打印其中的部分数据，可指定打印区域，从而只打印出该区域对应的数据。设置打印区域的方法：选中需要打印的表格数据区域，在【页面布局】/【页面设置】组中单击“打印区域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置打印区域”选项即可。如下图28示。若选择“取消打印区域”命令，则可取消已设置的打印区域。